El trabajo híbrido no solo ha cambiado el lugar donde la gente trabaja. Ha cambiado la forma en que debe operar el mismo lugar de trabajo. Los espacios compartidos deberían ser más fáciles de usar, más fáciles de gestionar y más fáciles de utilizar en cualquier momento.
Las salas de reuniones, en particular, desempeñan una función cada vez más importante en la experiencia diaria de los empleados. Cuando no está clara la disponibilidad de las salas o los procesos de reserva crean dificultades, incluso las reuniones más sencillas pueden volverse más complicadas de lo necesario.
Ese era uno de los retos a los que se enfrentaba la marca sueca de ropa deportiva Peak Performance. Para fomentar un entorno de trabajo más flexible y estructurado, la empresa incorporó los Naso Room Managers de Biamp para simplificar la reserva de salas de reuniones y crear una experiencia de oficina más fluida. El resultado fue mucho más que una simple mejora en la planificación de horarios. Supuso una forma más intuitiva para los empleados de desenvolverse a lo largo del día.
Mayor claridad sobre la disponibilidad de las salas
Una de las mayores ventajas de una pantalla dedicada a la reserva de salas es la claridad. Cuando los empleados pueden ver al instante si una sala está disponible, ocupada o a punto de ser utilizada, resulta mucho más fácil planificar reuniones, tomar decisiones rápidas y evitar interrupciones innecesarias.
Esa simplicidad es importante en cualquier oficina, pero resulta especialmente valiosa en un entorno híbrido. Los empleados deben poder entrar en el lugar de trabajo y entender rápidamente cómo utilizar el espacio que les rodea. Cuando el estado de las salas se ve claro de un vistazo, resulta más fácil orientarse en la oficina y gestionar las reuniones.
Una mayor organización en la reserva de salas
Antes de implementar una solución específica para la reserva de salas, muchas organizaciones dependían casi exclusivamente de las plataformas de calendarios. Aunque los calendarios siguen siendo esenciales, no siempre ofrecen la visibilidad en tiempo real y desde fuera de la sala que la gente necesita a lo largo de la jornada laboral. El resultado puede ser confusión, interrupciones y frustración en torno a salas que parecen reservadas pero que, en realidad, no se están utilizando.
Peak Performance, un fabricante de ropa de montaña con sede en Estocolmo, Suecia, vivió esos retos de primera mano.
Joel Eriksson, director de RR. HH. de la empresa, describió cómo era la reserva de salas antes de que se introdujera Evoko Naso:
Solíamos usar el clásico Outlook, pero veíamos que la gente no lo usaba como debía y teníamos que decir: Oye, ya he reservado esta sala. Así que era un poco confuso para nosotros.
Tras implementar la solución de planificación Evoko Naso, eso empezó a cambiar.
Con Naso, vemos un cambio en la forma de reservar reuniones. Ahora es un proceso mucho más estructurado, pero también nos aseguramos de tener espacio para reuniones espontáneas.
Por qué la reserva de salas es más importante que nunca
Las mejoras en el lugar de trabajo que ha experimentado Peak Performance reflejan una realidad más amplia sobre el trabajo híbrido. Un lugar de trabajo flexible necesita algo más que calendarios compartidos y buenas intenciones. Necesita sistemas que ayuden a las personas a moverse por la oficina con confianza.
Las pantallas de reserva de salas, como la Evoko Naso, contribuyen a ese objetivo al mostrar la disponibilidad de los espacios de reunión, simplificar las reservas y ayudar a los equipos a utilizar los espacios compartidos de forma más eficaz. Lo que podría parecer una pequeña mejora operativa puede tener un impacto significativo en cómo se vive y funciona el lugar de trabajo cada día.
En entornos híbridos, esas mejoras son importantes. Cuando los empleados pueden encontrar fácilmente un espacio, reservarlo con tranquilidad y adaptarse en tiempo real, la oficina está mejor preparada para adaptarse a la forma de trabajar de los equipos actuales.
Las soluciones Evoko de Biamp están disponibles en España a través de la Red Oficial de Distribuidores de AVIT VISION. Más información sobre las soluciones Biamp en biamp.com.es
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