Los asesores académicos de la Facultad de Economía y Empresa de la Universidad de Ámsterdam (UvA) reciben cada año a un gran número de estudiantes. Para gestionar de forma eficiente las citas y las comunicaciones con los estudiantes, la universidad decidió implementar un nuevo sistema digital de registro e información.
Afrontar el reto: gestionar los registros de los estudiantes y el flujo de información
Debido a las frecuentes reuniones entre estudiantes y asesores, la UvA necesitaba una forma de planificar las reuniones, registrar las llegadas y notificar a los asesores de los estudiantes. Los procesos manuales ya no eran eficientes, lo que llevó a la universidad a explorar la automatización. Esto condujo a la implementación de una nueva solución para agilizar el proceso de registro y apoyar a los asesores en su trabajo diario.
Una solución conjunta de Reflex Online, ProDVX y DIZ Informatiezuilen
Para hacer frente a estos retos, la Universidad de Ámsterdam colaboró con Reflex Online, ProDVX y DIZ Informatiezuilen. Reflex Online proporcionó el software de reservas, mientras que DIZ suministró los quioscos interactivos de registro, equipados con pantallas de 15 pulgadas de ProDVX. Juntos, desarrollaron una solución integrada para mejorar la experiencia de los estudiantes y optimizar los flujos de trabajo internos.
Software de Reflex Online
El software de reservas de Reflex Online, personalizado específicamente para la UvA, permite a los estudiantes registrarse utilizando su número de estudiante o código QR. La interfaz está totalmente personalizada con mensajes de bienvenida, fotos e imágenes con la marca de la UvA, diseñadas para facilitar al máximo su uso.
Una vez registrados, los estudiantes pueden incluso ver una foto del asesor con el que se reunirán. Al mismo tiempo, el asesor recibe automáticamente una notificación de la llegada del estudiante. Esto les ahorra muchas molestias, ya que ahora tienen la certeza absoluta de que el estudiante ha llegado a la sala de espera designada y está listo para ser recibido para la reunión.
Mientras tanto, el software registra datos valiosos, como la duración de la conversación, el número total de citas y la tasa de ausencias. Todo esto se puede exportar y analizar, lo que permite obtener información basada en datos y mejorar la prestación del servicio. Además, unas instrucciones claras en pantalla guían a los estudiantes, lo que hace que la experiencia de registro sea fluida y profesional.
Pantalla táctil interactiva de ProDVX
La ProDVX APPC-15XP fue seleccionada como pantalla para los quioscos de registro. Este panel PC Android de 15 pulgadas se integra a la perfección con el software de Reflex Online, proporcionando una interfaz táctil fiable y fácil de usar para los estudiantes.
Con compatibilidad con PoE y opciones de configuración flexibles, la APPC-15XP es perfecta para la integración en quioscos. La pantalla de alta resolución garantiza que la información de las citas se presente con claridad, mientras que la pantalla táctil sensible permite una interacción rápida e intuitiva por parte de los estudiantes. Su diseño robusto lo hace ideal para el uso intensivo diario que se espera en entornos educativos.
Quiosco de DIZ Informatiezuilen
DIZ ha fabricado los dispositivos Kiosk para ofrecer un quiosco único a todos los clientes de Reflex Online. Estos quioscos tienen un aspecto profesional, protegen el hardware interno y permiten un fácil acceso y mantenimiento. Su diseño ergonómico garantiza que los estudiantes puedan interactuar cómodamente con la pantalla táctil, lo que los convierte en una parte fundamental de la experiencia general del usuario.
Resultados y beneficios para la Universidad de Ámsterdam
El quiosco de registro en la sala de espera es la clave para agilizar las citas de los estudiantes. El sistema reduce la carga de trabajo administrativo, mejora la comunicación interna y crea un entorno más acogedor y organizado.
Los asesores pueden centrarse en los estudiantes en lugar de en la administración, mientras que la universidad se beneficia de datos precisos para tomar decisiones informadas y mejorar los servicios en todo el campus.
Gracias a esta colaboración, la Universidad de Ámsterdam ofrece ahora una experiencia de registro optimizada y fácil de usar para los estudiantes, en línea con las expectativas de un campus moderno.
ProDVX dispone de una extensa y completa gama de soluciones, pensadas específicamente para servir como pantallas táctiles de alto rendimiento 24/7 en instalaciones comerciales, de: Cartelería digital, Señalización de salas, Sistemas de señalización, Quioscos de autoservicio, Sistemas de control de acceso, Sistemas de colas, Sistemas para comentarios de los clientes, Comprobador de precios por código de barras. ProDVX es una marca representada y distribuida en España por AVIT VISION. Sus soluciones y productos están disponibles a través de la Red Profesional de Integradores de AVIT VISION.
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