Cuando suministras cocinas profesionales por toda Europa como uno de los principales proveedores del sector, la eficiencia operativa no es solo un objetivo, es lo mínimo que se espera. Por eso, cuando las propias salas de reuniones de GGM Gastro se convirtieron en un motivo de conflicto, la empresa apostó por una solución de disponibilidad en tiempo real basada en el hardware de ProDVX y el software connectSignage, una solución que resultaría útil más allá de la sala de reuniones.
El resultado: unas instalaciones en las que la disponibilidad nunca es una incógnita, tanto si reservas una sala como si buscas a un asesor de clientes.
El problema de la disponibilidad invisible
GGM Gastro International sabe muy bien lo que es la logística. Este mayorista con sede en Ochtrup gestiona una amplia gama de equipamiento para hostelería y restauración destinado a hoteles, restaurantes y cocinas industriales de toda Europa. Pero dentro de su propia sede, un problema sorprendentemente básico estaba ralentizando el trabajo de la gente.
Las salas de reuniones estaban reservadas, pero se quedaban vacías. Otras salas se ocupaban sin previo aviso. Los empleados deambulaban por los pasillos buscando un sitio libre o, peor aún, se colaban en una sala en plena reunión. Con tantas salas repartidas por todo el recinto de la empresa, simplemente no había una forma fiable de comprobar la disponibilidad sin tener que ir a verlas en persona.
La empresa necesitaba claridad: no un apaño, sino una solución estructural que encajara de forma natural en la forma en que los empleados ya trabajaban.
Una pantalla fuera de cada puerta
La idea era muy sencilla: instalar una pantalla táctil de 10 pulgadas justo fuera de cada sala de reuniones, que mostrara información en tiempo real sobre el estado de la sala en todo momento. Cada pantalla muestra si la sala está libre u ocupada, el título de la reunión actual y la siguiente reserva en la cola.
Lo que lo hace práctico es la flexibilidad a la hora de reservar las salas. Los empleados pueden reservar una sala directamente en la pantalla o a través de Microsoft 365 y Outlook, lo que mejor se adapte a su flujo de trabajo. El sistema se sincroniza automáticamente, así que no hay riesgo de que la pantalla muestre información desactualizada.
La solución no se limitó a las salas de reuniones. GGM Gastro amplió el mismo sistema a su sala de exposiciones, donde las pantallas muestran en tiempo real si los asesores de clientes están disponibles o si ya están atendiendo a un cliente.
Para una empresa que se enorgullece de dar servicio a profesionales del sector hostelero, el paralelismo tiene sentido: la misma claridad que hace que las reuniones internas funcionen sin problemas también da forma a la experiencia de los clientes que te visitan. El personal puede coordinarse sin interrumpir las consultas en curso, y a los clientes se les dirige a la persona adecuada sin que tengan que ir preguntando por ahí.
Con la nueva solución digital para salas de reuniones, hemos mejorado mucho la forma en que organizamos nuestros espacios de reunión. Ahora se puede ver de un vistazo la ocupación de las salas, reservar una sala es mucho más fácil y nuestras salas de reuniones se aprovechan mucho mejor hoy en día.
Dennis Krüssel
Digitalisation Project Lead
GGM Gastro International
Hardware de ProDVX
Se eligió el ProDVX APPC-10SFN como panel PC para esta instalación. Esta pantalla táctil compacta de 10 pulgadas con Android se integra a la perfección con connectSignage y está diseñada para funcionar de forma fiable las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
La alimentación se suministra a través de Power over Ethernet, así que un solo cable se encarga tanto de los datos como de la alimentación.
Las pantallas se montan con una solución de Nano Tape, lo que significa que no hay que taladrar, ni usar fijaciones permanentes, ni dañar paredes ni superficies. Así, la instalación es muy sencilla y te da flexibilidad para cambiar de sitio la pantalla cuando lo necesites.
Software de connectSignage
connectSignage se encarga de la gestión del contenido y del calendario de cada pantalla. La plataforma se sincroniza con Microsoft 365 y Outlook, muestra las reservas actuales y futuras en tiempo real y permite hacer reservas puntuales directamente desde la pantalla.
Todas las pantallas se gestionan de forma centralizada a través de un panel de control en la nube basado en web, lo que significa que cualquier cambio en el contenido o la configuración se puede aplicar en todo el campus desde una única interfaz.
Claridad que funciona gracias al color
En el día a día, el impacto es inmediato. Las pantallas usan marcos con códigos de color: verde para «disponible» y rojo para «ocupado», así que los empleados ni siquiera tienen que leer la pantalla para saber el estado de las salas.
Basta con echar un vistazo desde el otro lado del pasillo.
Las ventajas son tangibles. Las reservas duplicadas han disminuido, lo que libera tiempo que antes se dedicaba a idas y venidas para resolver conflictos de planificación. Las salas que antes quedaban bloqueadas por reservas fantasma ahora vuelven a estar disponibles, lo que significa que GGM Gastro saca más partido al espacio del que ya dispone.
Los empleados dedican menos tiempo a buscar y más a trabajar, y las reuniones empiezan a la hora prevista porque la sala está lista y confirmada antes de que entre nadie.
En la sala de exposiciones, esa misma visibilidad se traduce directamente en un mejor servicio al cliente. Los asesores son visibles a simple vista, así que se deriva a los clientes a la persona adecuada más rápido y los compañeros pueden coordinarse sin interrumpir las consultas en curso.
El resultado es un lugar de trabajo que, sencillamente, funciona mejor: menos roces, menos interrupciones y salas de reuniones que se usan realmente para lo que están pensadas.
ProDVX dispone de una extensa y completa gama de soluciones, pensadas específicamente para servir como pantallas táctiles de alto rendimiento 24/7 en instalaciones comerciales, de: Cartelería digital, Señalización de salas, Sistemas de señalización, Quioscos de autoservicio, Sistemas de control de acceso, Sistemas de colas, Sistemas para comentarios de los clientes, Comprobador de precios por código de barras. ProDVX es una marca representada y distribuida en España por AVIT VISION. Sus soluciones y productos están disponibles a través de la Red Profesional de Integradores de AVIT VISION.
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