Hot desking es un término que se lleva usando años para definir un tipo de teletrabajo parcial, pero que ahora, con los cambios que va a dejar en la sociedad la pandemia de 2020, va a ver aumentada su relevancia.

El Hot desking  hace referencia a un espacio dentro de una oficina compartida por varias personas. Suele ser utilizada por trabajadores que no necesitan estar en un lugar de trabajo fijo porque pasan gran parte del tiempo fuera de la oficina, ya sea porque eso forma parte de su actividad laboral, como los técnicos de instalaciones o los comerciales, o bien porque la mayoría se su jornada la puede desarrollar desde casa y sólo debe acudir a la oficina en momentos puntuales.

El «Hot Desking» es un sistema de organización de oficinas que implica la utilización de un único puesto, o espacio de trabajo físico, por parte de múltiples trabajadores durante diferentes períodos de tiempo. El «escritorio» del nombre se refiere a un escritorio de oficina que comparten varios trabajadores en diferentes momentos, en lugar de que cada empleado tenga su propio escritorio asignado. Una de las principales motivaciones para la implantación de los «Hot Desking» fue la reducción de gastos en oficinas a través del ahorro en el espacio, hasta un 30% en algunos casos. Pero con la llegada de la pandemia de 2020 y los cambios laborales que ha propiciado, los «Hot Desking» suponen también una solución para aquellas empresas que se enfrentan a una nueva normalidad laboral donde los empleados pueden desarrollar gran parte de su trabajo desde sus casas y sólo deben acudir a la oficina en momentos puntuales, opción que ayuda al distanciamiento social y al control efectivo de transmisión de enfermedades.

Los «Hot Desking» suponen una solución para las empresas que se enfrentan a una nueva normalidad laboral donde los empleados pueden desarrollar gran parte de su trabajo desde sus casas y acudir a la oficina sólo en momentos puntuales.

Los «Hot Desking» se encuentran a menudo en lugares de trabajo con horarios flexibles para el personal, en los que no todos los empleados trabajan realmente en una oficina al mismo tiempo o con los mismos horarios. Los empleados de esos lugares de trabajo utilizan las oficinas existentes sólo ocasionalmente o por períodos cortos, lo que deja las oficinas libres. Al compartir esas oficinas, los empleados hacen un uso más eficiente del espacio y los recursos de la empresa.

Otra implementación alternativa de los «Hot Desking» sería en un lugar de trabajo en el que los empleados tienen múltiples tareas y varios empleados pueden necesitar un determinado puesto de trabajo, pero no para todas sus tareas. De esta manera, un puesto de trabajo permanente puede ponerse a disposición de cualquier trabajador en la forma y el momento en que lo necesite, con empleados que compartan el puesto según sea necesario. Esto está indicado, por ejemplo, para cuando un empleado de ventas necesita una oficina para una reunión con un cliente pero no tiene necesidad de una oficina personal. Otro ejemplo sería cuando los empleados necesitan realizar tareas específicas en estaciones de trabajo creadas para esas tareas, por ejemplo para un técnico en una línea de reparación. En ese caso, los puestos de trabajo individuales no se establecen como oficinas personales. Un conjunto de esos puestos de trabajo se denomina a veces «centro de movilidad«.

Con el crecimiento de los servicios de movilidad, los «Hot Desking» también pueden incluir el enrutamiento de servicios de voz y otros servicios de mensajería a cualquier lugar donde el usuario pueda conectarse a su red corporativa segura. Así, su número de teléfono, su correo electrónico y la mensajería instantánea pueden enrutarse a su ubicación en la red y ya no sólo a su escritorio físico.

Hot desking viene del concepto de hot ranking, que se utilizaba por los marines cuando compartían las literas por turnos. Si uno trabajaba, otro aprovechaba para descansar, y cuando el primero volvía, se hacía un relevo.

Soluciones tecnológicas para el Hot Desking

Pero uno de los problemas a los que se enfrenta el «Hot Desking» es en cómo coordinar a esos trabajadores para que puedan usar espacios de trabajos compartidos, ya sean escritorios, salas y áreas donde charlar con compañeros, clientes o proveedores.

Los sistemas de reserva de espacios que permiten la visualización del estado y reserva de espacios de trabajo y colaboración es la solución perfecta para ello.

Los sistemas que se integran con plataformas de alta implementación en las empresas, como Outlook, Office 365 o la Suite empresarial de Google, logran que los empleados puedan reservar espacios desde sus aplicaciones móviles, ordenadores o cualquier tipo de dispositivo con acceso a estas aplicaciones, al igual que pueden mandar un email o convocar una reunión online.

Hot Desk de TouchONE Desk

La solución del fabricante europeo CUE es el touchONE-desk-55, una sencilla interfaz en el espacio de trabajo que indica el estado del escritorio (verde para puesto libre, rojo para reservado). Dispone de espacio para la identificación de la mesa (nombre y código QR) y dos botones: uno para reservar y otro para dejar el lugar de trabajo. Al ser totalmente compatible con los servidores de calendario de Office 365 y Exchange los usuarios pueden reservar el escritorio desde cualquier dispositivo con acceso a la aplicación. Cada espacio de trabajo tiene su propio calendario y está representado por un código QR.

Reserva de Salas de TouchONE

Cuando lo que se quiere disponer es de una sala, o de un espacio más amplio, donde poder colaborar con otras personas, CUE tiene la solución TouchONE.

El sistema de reservas TouchONE es una completa solución multilingüe de reserva de salas para oficinas, centros de enseñanza, hoteles y cualquier lugar donde se necesite gestionar salas, y espacios.

No es necesario ningún conocimiento experto ya que la instalación es rápida y sencilla. Y su uso es igual de sencillo, se hace una reserva directamente un ordenador o dispositivo móvil a través de Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange Server o G Suite. O bien desde la misma pantalla táctil, a la entrada de cada sala, que muestra el estado actual de la misma, su calendario de reservas y otras opciones, como la cancelación, la prolongación o la finalización de la reserva. TouchONE también puede mostrar un resumen general de todas las reservas, por ejemplo en el vestíbulo o en la recepción.

Más información en https://avitvision.es/touchone/

Las soluciones de Hot Desking y Reserva de Salas TouchONE son distribuidas en España a través de la red de integradores de AVIT VISION.