Las tendencias actuales en la organización de los espacios de trabajo en edificios de oficinas, ha transformado el modo en el que colaboramos con los demás. Lejos quedan ya los tiempos de despachos y salas de reuniones para uso exclusivo de directivos.

Es bien conocido que el contexto AV se ha diluido en la infraestructura IT del mismo modo que las señales han sido reemplazadas por contenidos en la red. Ambos factores, los espacios y el nuevo contexto de trabajo, nos plantean también nuevos retos.

Panel-Reserva-Sala2La perspectiva de los gestores es optimizar el uso de un recurso tan valioso como es el espacio, superficies amplias de trabajo con la independencia justa para realizar tu trabajo delante de un terminal, pero que van acompañados de un gran número de salas compartidas para colaborar e interactuar con los demás.

Aquí las herramientas de administración de agenda son las protagonistas, por lo general están incorporadas en los paquetes de software actuales como Exchange, Google, Lotus o similares y son hoy en día una extensión natural de nuestra ofimática de base. Todo parece coordinarse perfectamente, impuesto por los grandes fabricantes de software ofimático para ayudarnos a gestionar nuestro tiempo, lo que hacemos, como lo hacemos y cuando lo hacemos. Si todo está tan bien coordinado, ¿Cuales son entonces los nuevos retos?, ¿Que papel jugamos los integradores y fabricantes AV en todo esto?

Desde mi punto de vista existen estos dos grandes factores, dependientes entre si, el uso de los espacios y el gran hueco que reclama el usuario para trabajar con los nuevos contenidos, incluso para trabajar de otro modo.

Agenda-AMXEn referencia al primer factor, el uso de los espacios, en las organizaciones actuales es habitual realizar una reserva de la sala de reuniones para poder colaborar en grupo. La herramientas actuales como apuntaba antes, nos permiten lanzar las invitaciones, coordinar las asistencias y compartir el orden del día, de hecho existen soluciones verticales que permiten hacerse eco de estas citas para señalizarlas en la puerta de la sala de reuniones convenientemente, ¿y eso es todo?, ¿que ocurre con ese espacio cuando la reunión termina anticipadamente? o simplemente nadie acudió, ¿puede la sala estar preparada para el tipo de reunión?, no podemos contar con la colaboración del usuario para que disciplinadamente comunique sus cambios de rumbo.

La solución pasa por  «leer el rastro» que este deja con sus actos, para así usarlos en beneficio del resto de usuarios y aquí el sistema de control es un buen aliado.

No podemos contar con la colaboración del usuario para que disciplinadamente comunique sus cambios de reunión

Sobre el segundo factor, los contenidos, hace tiempo que vemos como la convergencia AV en el IT nos ha condicionado enormemente, debemos dar cabida a otros invitados, como son los dispositivos smart, inalámbricos y siempre conectados. Vivimos conectados hasta el punto en que lo importante es el contenido, ni tan siquiera el medio de acceso, ¿como compartimos este contenido de forma eficaz en una reunión?, ¿debemos estar preparados para cualquier formato/dispositivo/señal AV?, existen soluciones novedosas para estas nuevas necesidades, pero ¿han sido pensadas para una infraestructura corporativa global o para el hogar?

Como apuntaba anteriormente, el reto de los nuevos contenidos y formas de colaboración no puede ser desligado del primer reto, los espacios. En mi opinión ambos deben ser planteados y resueltos conjuntamente, buscando toda la sinergia posible entre ambos.

Desde AMX entendemos bien toda esta problemática que se plantea, porque es nuestro trabajo, ha sido siempre y es nuestro rol históricamente buscar aporte de valor en las operaciones que el usuario debía realizar cuando se enfrenta a una sala dotada de medios AV, sean estos sofisticados o no.

Ahora entendemos el aula, o la sala de reuniones, NO como una serie de medios a controlar, sino como un proceso que se inicia con la creación de una convocatoria de reunión, continua con los contenidos que se desean compartir, incluido con el espacio adecuado y finaliza ofreciendo una herramienta de supervisión global como única vía de gestión y supervisión eficiente.

Entendemos la sala de reuniones como un proceso que se inicia con la creación de una convocatoria de reunión, continua con los contenidos que se desean compartir y finaliza ofreciendo una herramienta de supervisión

¿Como es posible esto? La solución Agenda de Sala AMX es una solución diseñada bajo una perspectiva global e IT, personalizable y fácil de desplegar para el integrador. Con nuevas herramientas que permitan minimizar los tiempos de instalación. Una solución diseñada para todos los involucrados: usuarios, gestores e integradores.

Y es aquí donde para los integradores, herramientas como RPM juegan un papel fundamental para sustituir el concepto tradicional de programación por el de configuración e instalación, básico para el despliegue de salas repetitivas, aportando documentación y facilidad de instalación.

Veamos ahora los detalles de la operativa y su beneficios.

La solución Agenda de Sala AMX se conecta con cualquier sistema de agenda y usa la información disponible para mostrarla en un panel indicador en la puerta, en la cartelería digital cuando no sea necesario un display en cada puerta, e incluso con un simple código QR.

Esta flexibilidad facilita la que la solución pueda ser incorporada en cualquier lugar de la organización y no solo en salas de cierto prestigio. Optimiza la utilización de los espacios de reunión, anulando aquellas reuniones no atendidas o anticipando la finalización cuando ésta se produce antes de lo programado.

Panel Reserva SalaAquí, el sistema de control AV en el interior de la sala nos ayuda a leer “el rastro” que el usuario nos deja,  por ejemplo como el uso de checkin para confirmar la asistencia, preparar los medios AV, o en su defecto, anular la reunión, o anticipar la finalización si se termina la presentación y beneficiar así al resto de la organización. Esto es un buen ejemplo de sinergias entre operaciones para detectar situaciones que ayuden a ser mas eficientes.

La solución Agenda de Sala AMX ofrece una vía de acceso a los contenidos, bien sean estos desde equipos personales, o desde la nube, incorporando herramientas de web-conferencing para colaborar con asistentes remotos.
Agenda-AMXLa solución Agenda de Sala AMX se plantea en definitiva como una única solución que unifica dos necesidades, la gestión de los espacios y su utilización. Y claro está, cuando tenemos varias decenas de salas, no debemos dejar fuera una vía para su administración, acceso remoto, gestión de incidencias, notificaciones automáticas, mantenimiento preventivo e informes de todas las situaciones relevantes. Gracias a ellas podemos aplicar otras estrategias, como la del ahorro energético e informes de consumo, macros horarias y en definitiva, desplegar una solución profesional acorde a la infraestructura actual, con tecnologías estándares, bien testadas y reconocidas por los responsables de IT, que son en definitiva nuestro nuevo interlocutor.