Centrado. Profesional. Eficaz. Son tres palabras que la gente utiliza para describir lo que considera una «buena» empresa o negocio. Las empresas y las marcas se esfuerzan por comunicar estos valores en la mayoría de los puntos de contacto importantes.
Pero un punto de contacto que a menudo se pasa por alto son las instalaciones de reuniones o conferencias de una empresa; los espacios en los que probablemente se encuentren los invitados (clientes, proveedores, socios y otros) que visitan la empresa.
La sala de conferencias es un lugar en el que se pueden conseguir, o perder, puntos a la hora de hacer negocios
Seamos sinceros, muchas salas de conferencias son inadecuadas. Seguro que hay café y aperitivos y las sillas son muy cómodas, pero cuando se trata de utilizar realmente la sala para su propósito -conseguir que el conjunto de diapositivas aparezca en la pantalla, que el audio funcione, conectar con los participantes remotos- la sala de conferencias suele ser el lugar donde se producen experiencias incómodas y frustrantes.
Por otro lado, tener una sala de conferencias que funcione sin tensiones ni problemas (independientemente de si se utiliza para reuniones en remoto o presenciales, o una combinación de ambas) es una forma excelente de ayudar a sus empleados a mantenerse centrados en el trabajo que tienen entre manos: dirigir una reunión eficaz que produzca resultados positivos. Una reunión que se desarrolle sin problemas técnicos causa una gran primera impresión y envía una señal de que se trata de una empresa sin complicaciones en la que las cosas son ágiles y eficaces. En otras palabras, centrada, profesional y eficiente.
Por lo tanto, digamos adiós a las experiencias de las salas de conferencias que inducen a la ira y vayamos directos a descubrir qué herramientas y productos se necesitan para crear entornos más productivos.
Sistemas de control AV: las posibilidades
Integrar un sistema de control audiovisual es una forma inteligente de gestionar automáticamente tanto las pantallas como el audio, las luces y cualquier otro dispositivo de la sala. Los sistemas de control audiovisual -que se presentan en diversas formas y pueden alcanzar distintos niveles de complejidad- son el cerebro de un sistema audiovisual. Algunos parecen básicamente cajas negras de las que salen cables, otros parecen teclados y otros tienen una interfaz de panel táctil del tamaño de un smartphone o una tableta.
Un sistema de control suele ser instalado por un integrador audiovisual profesional y puede configurarse para realizar todo tipo de funciones. Estas funciones vienen determinadas por las necesidades de cada cliente y la configuración de sus equipos. Algunos ejemplos de funciones son
- Encender y apagar la pantalla
- Subir y bajar el volumen
- Subir y bajar la pantalla de un proyector
- Encender y apagar un proyector
- Encender y apagar una cámara web/micrófono
- Conectar una señal, por ejemplo, un ordenador portátil, en cuanto alguien conecta un cable HDMI / USB
- Encender automáticamente una pantalla o un proyector en cuanto se conecta un portátil con un cable
Esta configuración garantiza que todos los equipos de una sala de conferencias puedan controlarse desde una ubicación central con un solo dispositivo. Otra ventaja es que puedes tener varios portátiles conectados simultáneamente; basta con cambiar de señal con sólo pulsar un botón. Se acabó perder el tiempo descargando las presentaciones de todos en un solo portátil, la gente cambiando de asiento y metiendo y sacando los cables cuando les toca presentar. En los casos en los que varias personas tienen que realizar una presentación en una pantalla, toda la configuración se vuelve de repente mucho más ágil y eficiente.
Hay varios tipos de sistemas de control audiovisual, que varían en tamaño, precio y complejidad, lo que le permite encontrar la solución que se adapte a su sala y a sus necesidades. En un entorno laboral extremadamente digitalizado, la tecnología desempeña un papel más importante que nunca, y es importante utilizarla en su beneficio.
Paneles táctiles: una elegante solución de control audiovisual
Los sistemas de control mediante botoneras son excelentes opciones para salas pequeñas o espacios de aprendizaje. Sin embargo, si prefiere una solución con una tecnología más inteligente y un aspecto más exclusivo, un panel táctil es probablemente la mejor opción. Una interfaz táctil es mucho más potente que un teclado y permite realizar funciones más complejas que pulsar un botón.
Una botonera se limita a realizar el mismo número de funciones que el número de botones. Un panel táctil le ofrece muchas más posibilidades. Un integrador AV profesional puede diseñar una interfaz de panel táctil para que tenga varias «capas» de funciones, lo que la convierte en una solución perfecta para salas en las que se utilizan muchos tipos diferentes de equipos AV.
Sistema de gestión de cables: eliminar el caos del cableado
Una de las formas más eficaces de garantizar que una sala de conferencias tenga un aspecto organizado y profesional es invertir en un sistema de gestión de cables. No hay nada peor que una sala con cables y conectores colgando de las sillas y las mesas, o esparcidos por el suelo. Da un aspecto desordenado y caótico y dificulta la vida de las personas que utilizan la sala. El caos del cableado hace que sea difícil averiguar a qué dispositivos pertenecen los cables, cuáles son los cables correctos que hay que utilizar, etc.
Varios tipos de productos y accesorios tecnológicos pueden ayudarte a poner orden en ese caos de cables. Algunas pantallas, proyectores y altavoces pueden conectarse a dispositivos de transmisión inalámbrica, aplicaciones o incluso Bluetooth. Sin embargo, la mayoría de la gente sigue conectándose a estos dispositivos de la forma tradicional: con cables. Esto significa que suele haber varios cables que se deslizan por las paredes y cuelgan del techo. Pocas personas creen que esto sea especialmente bonito. Además, puede resultar muy poco práctico si alguien tropieza con los cables y los desconecta por error (por no hablar de la posible violación de las políticas de salud y seguridad de la empresa).
Sin embargo, hay una solución. Puedes ocultar los cables instalando placas de pared especialmente diseñadas. Estas placas permiten conectar un portátil a otros dispositivos (como una pantalla, un proyector o un sistema de sonido) de forma elegante, sin tener cables colgando por todas partes. Una instalación de este tipo se situaría cómodamente en la pared, cerca de donde te sientas con tu portátil, donde todo lo que se necesita es un cable corto para conectarlo al dispositivo requerido. Hay paneles con diferentes tipos de entradas: USB, HDMI, VGA, AUX, etc. El tipo de entrada depende del tipo de dispositivo que vayas a conectar.
Otra solución es instalar una caja de conexiones en la mesa, que pasa los cables de alimentación y otras conexiones necesarias a través de la mesa de la sala de conferencias u otra superficie de trabajo para un acceso fácil y rápido. Los cables son retráctiles, por lo que quedan ocultos cuando no se utilizan.
Las versiones más avanzadas de las cajas de conexión de mesa contienen un conector de alimentación de CA, conectores de cable estándar (como USB, HDMI, minijack de audio y un cable Ethernet) y un sistema de control por teclado para que todo se gestione directamente desde el escritorio o la mesa de la sala de conferencias.
La gestión del cableado añade el toque final a una solución audiovisual para salas de conferencias, haciendo que la sala tenga un aspecto más elegante, visualmente atractivo y fácil de usar al mismo tiempo.
Sistema de reserva de salas: Elimina las pesadillas relacionadas con la organización de la sala de conferencias
Las pesadillas logísticas asociadas a la doble reserva de salas y a la búsqueda de una sala de conferencias libre pueden eliminarse con productos tecnológicos inteligentes. Imagínese que ha llevado a un cliente a la sala de reuniones que ha reservado, sólo para entrar y encontrar a otro equipo en medio de su reunión. Es vergonzoso y poco profesional, distrae y hace perder tiempo.
Por eso, plantéate invertir en una de las soluciones de reserva de salas de reuniones que hay en el mercado. La instalación de un sistema de este tipo tiene muchas ventajas:
- Los usuarios no tendrán que aprender a utilizar otra aplicación/software. La mayoría de los sistemas de reserva de salas de conferencias se integran con sistemas de correo electrónico y calendario como Microsoft Outlook o G Suite, lo que significa que los usuarios pueden reservar salas de reuniones a través de un software conocido.
- Maximizar los recursos. Puede ser muy frustrante para los empleados ver que las salas de reuniones están reservadas en el sistema, sólo para pasar y ver muchas de ellas vacías porque la reunión fue cancelada. Algunos sistemas de reserva también tienen una función de registro, lo que significa que las reuniones se cancelan automáticamente después de un cierto tiempo, liberando la sala.
Por supuesto, un sistema de reserva de salas de reuniones/conferencias requiere un producto físico -normalmente un panel táctil o una tableta- fuera de la sala para mostrar la disponibilidad de la misma. Las salas disponibles también pueden reservarse directamente desde el panel táctil.
Diseño de las salas: el respaldo a la tecnología
Todas las soluciones que hemos descrito pueden ayudarte a que tu sala de conferencias sea más inteligente. Por supuesto, es importante que la distribución, el diseño y el mobiliario de la sala sean los adecuados para respaldar su sistema tecnológico inteligente. Sería una lástima instalar los mejores productos que el mundo de la tecnología audiovisual puede ofrecer, sólo para que la gente se siente incómoda o no pueda oír bien debido a un diseño y una acústica deficientes.
Todos los aspectos de la sala de conferencias deben reflejar la calidad. La tecnología, el diseño interior y todos los demás detalles, pequeños pero importantes, contribuyen a una experiencia general positiva. Unas sillas feas o incómodas podrían ser lo único que los invitados recuerden cuando abandonen la sala de conferencias, a pesar de toda la tecnología inteligente.
La disposición y el diseño de la sala de conferencias desempeñan un papel muy importante en la experiencia global de una reunión. El diseño de la sala de conferencias debe estar en consonancia con su finalidad.
Por ejemplo, si la sala se va a utilizar para videoconferencias
- La mesa de la sala de conferencias debe tener la forma y el tamaño adecuados
- La cámara web y los micrófonos deben estar colocados en lugares estratégicos para que todos los participantes se vean y oigan con claridad
- La iluminación (luces y cortinas) debe ser regulable para garantizar unas condiciones óptimas
- Los elementos de distracción, como la puerta de la sala de conferencias, no deben ser visibles a través de la webcam
Reflexiones finales
En este artículo, hemos ofrecido una visión general de 5 productos que consideramos imprescindibles en cualquier tipo de sala de reuniones o de conferencias. Estas soluciones transformarán la experiencia de los participantes en las reuniones y harán que las salas de conferencias dejen de ser lugares en los que la gente teme estar para convertirse en lugares en los que la gente se siente segura, concentrada y dispuesta a ser productiva.
Todos estas soluciones están disponibles en AVIT VISION, a través de distintos fabricantes y productos, lo que permite elegir la más adecuada según el tamaño de la sala de reuniones o su uso principal. Más información en AVITVISION.es
