La pasada pandemia del COVID-19 obligó a las empresas a replantearse sus operaciones comerciales, su infraestructura IT y sus políticas empresariales. La colaboración a distancia, por necesidad, se convirtió en la forma estándar de trabajar y ha seguido siendo popular incluso cuando muchos empleados han vuelto a la oficina.
Fomentar la colaboración mediante videoconferencia
Aunque nada puede sustituir completamente a la interacción cara a cara, la tecnología -y aquí nos referimos específicamente al vídeo- puede proporcionar la siguiente mejor experiencia. Corresponde al departamento de IT/AV equipar a los trabajadores con las herramientas que necesitan para trabajar y colaborar eficazmente.
A continuación veremos las dos principales tendencias en videoconferencia para entornos corporativos: Entornos de VC (videoconferencia) dedicados y salas BYOD (trae tu propio dispositivo).
Opción 1: Entornos de videoconferencia dedicados
Una tendencia importante es el uso de hardware de videoconferencia dedicado construido en torno a una plataforma específica. Un ejemplo es Cisco, que ha creado su propio universo de videoconferencia compuesto por una variedad de hardware y software para reuniones en línea y colaboración en equipo. Otros actores del mercado, como Microsoft Teams y Zoom, han adoptado el enfoque SaaS. Su modelo de negocio se basa en la asociación con proveedores de hardware que crean soluciones certificadas de salas de reuniones/videoconferencias para Microsoft Teams Rooms o Zoom Rooms. Estas soluciones certificadas las producen proveedores como Biamp.
En general, las soluciones de videoconferencia dedicadas y adaptadas a una plataforma específica de CU son ideales para las grandes empresas. A estas organizaciones les interesan las soluciones estandarizadas en varias sedes, por lo que una solución de este tipo tiene sentido desde el punto de vista económico, para el equipo de IT (un sistema que incorporar y al que dar soporte) y para el usuario (un sistema que aprender).
Ventajas
Simplicidad
Un entorno de CV dedicado suele consistir en una interfaz táctil como punto central de interacción. Los otros dispositivos periféricos que componen la solución incluyen una pantalla o pizarra interactiva, altavoces, webcam y un micrófono. La interfaz táctil proporciona las pocas funciones necesarias: conectarse a una reunión, comenzarla, hacer una llamada, presentar, encender/apagar el micrófono, la cámara y los altavoces.
Seguridad IT
Tener entornos de videoconferencia dedicados significa que los empleados deben utilizar las aplicaciones de colaboración elegidas y aprobadas para garantizar unas comunicaciones seguras. Además, todas las plataformas principales tienen funciones sólo para administradores que gestionan el acceso, configuran los ajustes y las políticas, gestionan los dispositivos, etc.
Audio y vídeo de alta calidad
El hardware dedicado a las videoconferencias suele ser creado por fabricantes con una larga trayectoria en el sector audiovisual. Estos fabricantes tienen un historial contrastado en proporcionar equipos de alta calidad. Además, los equipos diseñados específicamente para una aplicación -como las videoconferencias en entornos corporativos- suelen tener la combinación ideal de características y especificaciones para rendir a un alto nivel. Esto contrasta con los productos de los fabricantes de electrónica de consumo, que tienden a comercializar productos de uso general.
Desventajas
Flexibilidad limitada
Una solución de VC dedicada es algo limitada cuando los empleados desean hablar con socios externos que se han estandarizado con una solución de VC diferente.
La diversidad de usuarios, participantes y la amplia gama de servicios de videoconferencia hacen que los usuarios necesiten flexibilidad a la hora de elegir las herramientas de videoconferencia para colaborar eficazmente.
IT en la sombra
En las grandes organizaciones, la IT en la sombra se refiere a los sistemas de IT desplegados por personas o grupos distintos del departamento central de IT para sortear las limitaciones del sistema principal. Aunque los sistemas de IT en la sombra pueden generar innovación e inspiración para futuras soluciones centrales de IT, también aumentan los riesgos de control y seguridad.
Si los empleados se sienten limitados, pueden optar por no utilizar esas salas de reuniones y encontrar soluciones alternativas, es decir, soluciones no aprobadas en sus dispositivos personales. Esto puede aumentar el riesgo de violaciones de la seguridad y malgastar la inversión en salas de reuniones dedicadas.
Coste
Las soluciones de videoconferencia dedicadas tienen distintos precios, según el fabricante y la aplicación (por ejemplo, espacio de reunión o sala de conferencias). Además, algunas soluciones requieren una cuota mensual de licencia por dispositivo, que puede aumentar rápidamente.
Opción 2: salas de vídeo BYOD
La tendencia opuesta en el mercado son las salas de vídeo BYOD (trae tu propio dispositivo), en las que los usuarios llevan a la sala de reuniones sus dispositivos personales y sus aplicaciones de videoconferencia preferidas.
Ventajas
Flexibilidad
Las salas de vídeo BYOD ofrecen a los departamentos de IT una gran flexibilidad para crear sistemas que se ajusten a los requisitos de la empresa y a las necesidades de los usuarios. En cierto modo, las opciones son ilimitadas. En las salas de vídeo BYOD, el equipo de IT tiene libertad para crear sistemas compuestos por distintos dispositivos de distintos proveedores que funcionen juntos a la perfección. Una sala BYOD puede tener opciones de conexión por cable e inalámbrica para aumentar la compatibilidad con diferentes marcas de dispositivos.
Coste
La flexibilidad de las salas de vídeo BYOD permite al departamento de IT crear soluciones que satisfagan las necesidades de los interesados a la vez que se ajustan a su presupuesto. Los sistemas de videoconferencia basados en el concepto BYOD pueden ampliarse y reducirse según las necesidades y los cambios presupuestarios. Los costes de una solución de videoconferencia dedicada suelen ser más elevados debido a la necesidad de equipos adicionales, como un micrófono, una webcam y altavoces. Aunque las salas de vídeo BYOD son más asequibles que las soluciones de VC dedicadas, el coste total por sala depende del tamaño de la sala y de las demandas específicas. Aun así, con la posibilidad de conectar distintos dispositivos y marcas a un concentrador, se minimiza la necesidad de invertir en equipos adicionales y plataformas de CU específicas.
Desventajas
Potencial de complejidad
En el desarrollo de software, un problema importante es la «proliferación de características», es decir, la tendencia a aumentar los requisitos del proyecto durante el proceso de desarrollo más allá del alcance original del proyecto. Lo mismo puede ocurrir al desarrollar las especificaciones de una sala de vídeo BYOD. La flexibilidad que proporciona puede hacer que resulte tentador añadir más requisitos y dispositivos, lo que podría «tecnificar» innecesariamente la sala de reuniones.
Tener demasiados dispositivos y opciones para conectar o compartir contenidos en una sala de reuniones puede hacerla compleja y confusa para los usuarios. Esto también dará lugar a más solicitudes de asistencia y a un aumento de la carga de trabajo de IT.
Puntos clave
En general, una solución de hardware dedicado es más adecuada para las comunicaciones internas. Dependiendo de las necesidades, una solución de hardware dedicado ofrece más seguridad y una experiencia estandarizada en términos de plataforma de CU, es decir, un modelo único para todos.
Sin embargo, la flexibilidad y el precio son clave a la hora de determinar la solución a seguir. Las salas de vídeo BYOD eliminan las experiencias bloqueadas por los proveedores al ofrecer un soporte de conferencias flexible para la mayoría de las plataformas de comunicaciones, como Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack y muchas más. Las salas de vídeo BYOD ofrecen a las organizaciones la posibilidad de utilizar sus espacios de reunión para albergar y aceptar reuniones de videoconferencia a través de cualquiera de estas plataformas. Es más fácil conectarse a reuniones externas sobre la marcha porque los usuarios sólo tienen que utilizar su plataforma de CU preferida.
Más información aquí sobre las principales soluciones de Biamp para salas de videoconferencias dedicadas y BYOD. Las soluciones Biamp son distribuidas en España por AVIT VISION y están disponibles a través de su amplia Red de Integradores Autorizados.
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