¿Qué es una Huddle Room?
Las salas de reunión Huddle Room son cada vez más populares, ya que el diseño del espacio de trabajo se centra cada vez más en el trabajo en equipo, la colaboración y las formas ágiles de trabajar.
En los entornos corporativos, un «huddle» es una reunión breve e informal con algunos miembros del equipo para ponerse al día y mantener conversaciones rápidas.
Las discusiones en una sala de reunión pueden incluir la revisión del progreso de un proyecto, la priorización de las listas de tareas pendientes, la previsión de actualizaciones importantes o la delegación de tareas. La gente debe salir de las reuniones con energía y concentrada.
Una Huddle Room es un espacio diseñado y equipado para ayudar a los usuarios a sacar el máximo provecho del espacio y tener reuniones productivas. Hoy en día, los huddles pueden dar cabida a una mezcla de empleados, los que están presentes físicamente, y los que están a distancia. Por lo tanto, una sala de reunión moderna debe estar equipada con una mix de herramientas de presentación y videoconferencia.
Equipamiento para las salas de reunión
Pantalla
Una pantalla es una herramienta esencial para presentar contenidos o realizar una videollamada en grupo. La pantalla puede ser una versión estándar o una interactiva. Las ventajas de una pantalla interactiva son
- Mayor compromiso del usuario al interactuar con el contenido
- Colaboración en tiempo real sobre el contenido mediante plataformas de reunión
- Mejora del aprendizaje y la retención de la información, ya que la pantalla se adapta a diferentes estilos de aprendizaje
¿Cómo elegir la pantalla adecuada?
El mercado de las pantallas ofrece una gama alucinante de fabricantes, modelos, características y tamaños. Aunque la elección de las características de la pantalla depende en gran medida del tipo de empresa, de la cultura empresarial en torno a la colaboración y del presupuesto, hay algunas reglas generales que deben seguirse al elegir el tamaño de la pantalla.
En AVIT VISION recomendamos las pantallas interactivas StarBoard, que además de contar con un hardware de primer nivel, ofrece un completo software para la colaboración en la oficina.
Para las salas en las que la distancia al espectador más lejano es inferior a 3 metros, una pantalla de 55″ es un tamaño adecuado. Otra cosa que hay que tener en cuenta a la hora de diseñar salas de reuniones ergonómicas es evitar la fatiga ocular innecesaria. El espectador más cercano no debe sentarse más cerca de la pantalla que el ancho de la misma. En este caso, la persona más cercana a la pantalla debería sentarse a una distancia mínima de 1,4 metros de la misma.
Vídeo y audio para colaboraciones remotas
Como se ha mencionado anteriormente, las Huddle Rooms pueden utilizarse para reuniones «offline«, en las que todos los participantes están físicamente presentes en la sala, o para reuniones online, en las que uno o varios participantes asisten a distancia. La huddle necesita el equipo adecuado para garantizar que todo el mundo se vea y se oiga con claridad.
Conexiones
Conectividad por cable o inalámbrica
Cualquier tipo de espacio de colaboración requiere que los usuarios se conecten: al sistema audiovisual, a la red y a cualquier aplicación que se vaya a utilizar en la reunión. La elección de una solución de conectividad por cable o inalámbrica depende de varios factores:
- La infraestructura informática de la empresa
- La política de la empresa en materia de seguridad de la red y BYOD
- Los usuarios de la sala de reuniones (internos o invitados)
- El presupuesto
Aunque las soluciones inalámbricas pueden proporcionar a los usuarios una experiencia más fluida cuando interactúan en la sala de reuniones, surgen problemas de conectividad. Cada sala de reuniones debería tener al menos una solución por cable como respaldo en caso de que los usuarios no puedan conectarse. Una solución por cable puede ser tan sencilla como un cable HDMI conectado a la pantalla.
Sin embargo, en los espacios en los que la configuración del equipo es más que una pantalla, el usuario tiene que conectarse a varios dispositivos para colaborar. Es entonces cuando un concentrador de sistemas o un sistema de control pueden resultar útiles.
Sistemas de control
Un sistema de control con pantalla táctil o teclado es una solución inteligente para añadir automatización a su sala de reuniones. El sistema de control conecta y controla los equipos de la sala, mientras que la interfaz es un punto de interacción sencillo e intuitivo para el usuario.
Las salas de reuniones pueden automatizarse de varias maneras. El sistema de control puede configurarse para que todos los equipos se apaguen automáticamente a una hora determinada (apagados programados) o tras un periodo de inactividad.
Gestión de cables
La gestión de los cables no es sólo una cuestión de estética, sino de salud y seguridad en el lugar de trabajo. Varios metros de cable colgando del equipo y arrastrándose por el suelo son antiestéticos, disminuyen la posibilidad de limpiar el espacio adecuadamente y suponen un posible peligro de tropiezo. Hay varias opciones de gestión de cables para ordenar la sala de reuniones, proteger los equipos y facilitar la conexión de los usuarios, como las completas soluciones de cajas de conexiones del fabricante europeo Panconnect, la solución HydraPort de AMX, o la sencilla solución Biamp EasyConnect.
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