¿Quieres maximizar el valor de tus espacios de reuniones y de colaboración más pequeños? ¿Te presionan para que consigas aumentar la productividad y el ROI de todas las instalaciones, no sólo de las salas de reuniones de alto nivel? ¿Está familiarizado con el término «huddle space» traducible libremente por «espacio para reuniones improvisadas»? Si no, lo estarás este año. Echemos un vistazo a por qué los espacios más pequeños, o huddle spaces van a ser tu punto de partida para aumentar el valor de los activos en las empresas.
Históricamente los equipos AV no parecían ser rentables para los espacios de reunión más pequeños. Un presentation switcher o un panel de control diseñado para una sala de juntas suele ser excesivo para un huddle space, tanto desde una perspectiva de costes como de funcionalidad. Del mismo modo, la compra de un sistema de videoconferencia de 10.000€ para un huddle space es muy poco práctica y está fuera del alcance de la mayoría de los presupuestos. La razón por la que los huddle spaces tradicionalmente disponen de muy poca, o ninguna, tecnología, hasta ahora, ha sido lo difícil que es justificar la inversión. Afortunadamente se han producido grandes cambios que han hecho que la tecnología sea mucho más asequible y por lo tanto sea una opción viable para los pequeños espacios de colaboración. Tres de las tendencias más relevantes para 2015 que dan valor a este tipo de espacios en las empresas son «La Conferencia Web ‘,’ La modularidad» y «La Configuración vs. Programación ‘.
Tendencia 1: Conferencias Web
Gracias a las aplicaciones de conferencia como Skype y Lync, las organizaciones pueden llevar a cabo conferencias web evitando así las importantes inversiones que suponen los equipos de videoconferencias tradicionales. Esto es particularmente relevante en las pequeñas reuniones improvisadas que se realizan en reducidos espacios, donde no se requiere el nivel de sofisticación de un sistema de videoconferencia.
Tendencia 2: Modularidad
Nuevas tecnologías se han sido desarrollado con los huddle spaces en la mente, como los ControlPads que combinan botonera de control con un controlador integrado, dando como resultado un dispositivo económico; o el sistemas de presentaciones como Enzo que eliminan la necesidad de un PC en la sala, lo que reduce los costes de instalación.
Tendencia 3: Configuración VS. Programación
Uno de los grandes obstáculos para las pequeñas salas en el pasado eran los costes de programación de un sistema AV. Afortunadamente las nuevas soluciones de software como Rapid Project Maker de AMX pueden eliminar el proceso de programación y permitir que incluso personal no técnico pueda configurar una solución completa en menos de una hora. Ésto puede suponer un ahorro en costes de hasta el 50%.
Cuando compramos equipos AV para pequeñas salas de conferencias, los que toman las decisiones sienten que equipar estas salas no es necesario y que sólo se necesita un monitor al que los asistentes puedan conectar directamente su portátil. En tales escenarios los asistentes suelen conectar y desconectar continuamente distintos dispositivos durante la reunión. Esta estrategia de «enchufa el cable» raramente va bien por cuatro razones:
Razón 1: El universo de ha expandido más allá del portátil
Los días de depender únicamente de un portátil para presentar contenido se han acabado. A la misma vez, un monitor difícilmente será capaz de gestionar adecuadamente contenidos provenientes de varias fuentes como un pen USB, un móvil, tablet o la web.
Razón 2: Las reuniones normalmente incluyen múltiples fuentes de contenido
Es una pérdida de tiempo estar conmutando entre dispositivos pasando un cable detrás del monitor continuamente, especialmente cuando esos dispositivos tienen diferentes resoluciones y tipos de conexión.
Razón 3: Es ineficiente realizar una conferencia web con varios participantes desde un portátil
Las cámaras de los portátiles están diseñadas para la comunicación personal de uno-a-uno, por ello es imposible situar el portátil de una manera que capte a todos los participantes en la mesa.
Razón 4: La tecnología están continuamente evolucionando
Con el tiempo las conexiones de los dispositivos y el contenido en sí cambia rápidamente, y los monitores sencillamente no están capacitados para gestionar esta constante evolución.
La evolución de los dispositivos móviles, la ruptura que ha supuesto la conferencia web y los recientes avances en la tecnología colaborativa hacen necesarias soluciones sencillas para gestionar técnicamente los huddle spaces más que nunca. Para ser competitivas las organizaciones necesitan optimizar su espacio y adaptarse a un personal cada vez más móvil. Afortunadamente la tecnología de colaboración para las sala de conferencias puede ser una solución ideal al permitir a las organizaciones convertir sus espacios más pequeños en zonas más productivas donde colaborar. Este documento de AMX se describe este entorno y proporciona algunos pasos sencillos que puedes realizar para conseguir que los pequeños espacios de colaboración sean más productivos.
Si quieres encontrar más recursos, documentación y ayuda sobre las soluciones para los espacios de reunión, tienes mucha información en el área para clientes finales y personal de IT en la web de AMX en español, aquí: http://amx.com.es/usuarios/conociendo-la-tecnologia-amx/
Este artículo fue escrito originariamente por Mark Wilson, Senior Product Marketing Manager de AMX, en inglés en la versión norteamericana de este blog, puedes ver el artículo original aquí: AMX Talk. Puedes seguir a Mark en LinkedIn.
