¿Porqué es necesario un sistema avanzado de reserva de salas?

En las organizaciones actuales, las nuevas tendencias en la distribución de espacios de trabajo y reuniones hacen imprescindible el uso de herramientas para gestionar su utilización de la forma más eficiente posible. Pero, ¿en qué consiste la gestión eficiente de estos espacios? y ¿Por qué lo necesitamos?

Los espacios de trabajo y reuniones son uno de los activos de mayor peso en el balance de una corporación, todos conocemos el elevado precio del metro cuadrado de oficina. El uso eficiente de estos espacios tiene un impacto directo en el funcionamiento de la organización y por ello en los resultados de ésta. De hecho, se trata de una problemática bien conocida por los responsables de dichos espacios y padecida por los usuarios en búsqueda de un lugar para reunirse.

La agenda de sala no es suficiente si la ocupación real no coincide con la planificada

Las soluciones más extendidas se basan en la indicación del estado de ocupación, mediante su sincronización con los paquetes ofimáticos más habituales, como Exchange y Google, entre otros, y que son los más utilizamos para planificar y convocar reuniones.

Este tipo de soluciones tienen limitaciones, quizás la más importante de todas es que solo puede indicarnos la planificación prevista y ésta no se corresponde necesariamente con la realidad. En el mundo real se producen habitualmente situaciones como la no asistencia a pesar de haber realizado la reserva, un retraso en el inicio de la reunión superior a 15 minutos, que se haga una reserva de una hora de duración por precaución, pero la reunión finaliza a los 20 minutos, cancelaciones derivadas de imprevistos insalvables del día a día y que el usuario rara vez actualizará en su planificación, etc.

Esta situación ocasiona la utilización ineficiente de los recursos disponibles. La eficacia aumentará, de forma notable, al ser capaces de detectar estas situaciones y actualizar la agenda automáticamente con esos cambios, ofreciendo inmediatamente al resto de usuarios aquellos espacios realmente disponibles y que en la planificación inicial figuran como ocupados.

Planificar el uso de un espacio y qué uso vamos a hacer de él, van de la mano.

Las soluciones estándares habituales en el mercado se centran básicamente en la representación gráfica de la agenda de la sala y poco más; nuestro sistema permite la gestión integrada, no solo de los espacios, sino también de los servicios disponibles, la dotación de medios técnicos en las salas y otras informaciones de utilidad. Ejemplos de ello pueden ser tales como ordenar pedidos al servicio de catering, gestión automática de la temperatura de la sala, conexión con el sistema de información de cartelería digital, videoconferencia y otros.

Nuestra propuesta es por tanto una solución para la gestión más eficiente de los espacios y de los recursos disponibles para su correcta utilización, lo que garantiza un uso más eficaz y acorde a nuestro tiempo.

Los conceptos de espacio y su uso están intrínsecamente relacionados. No debemos realizar la reserva de un espacio sin considerar que uso vamos a hacer de él. Con esta filosofía podemos, desde la planificación, decidir cómo queremos encontrar nuestra sala a la hora indicada, qué medios AV vamos a utilizar o servicios vamos a requerir. Además de las ventajas evidentes para el usuario, esta información es muy valiosa para el gestor, ya que al disponer de información sobre qué equipos se usan y cuándo, estará en mejor posición para decidir sobre futuras adquisiciones y/o cambios.

Beneficios de una solución avanzada.

  • Garantizar el uso del espacio exclusivamente por las personas autorizadas para ello. La solución permite la implementación de esta autentificación por varios métodos:
    • Generación de una clave PIN al anfitrión para su introducción directamente en el panel de reserva durante un periodo de tiempo configurable de varios minutos anteriores y posteriores a la hora de inicio.
    • Utilización de tarjetas identificativas tipo RFID y NFC. Estos lectores, incorporados o no en el propio panel, permiten la identificación del usuario. Esta información es contrastada en el sistema de acreditación y si el usuario es el correcto permite el inicio de la reunión.
    • Acreditación LDAP del usuario en el panel de la entrada. Este sistema utiliza la misma acreditación que el usuario dispone para el resto de servicios informáticos de la organización, lo cual facilita enormemente la dinámica de acreditación también para el uso de las salas de reuniones.
  • Panel Táctil AMX de 7″ para Reservas de Sala

    Cancelación automática. Si la persona autorizada no se presenta en un margen de tiempo configurable, la reunión es cancelada automáticamente en la planificación, quedando libre para otros usuarios. Este simple mecanismo de seguridad aprovecha la ausencia de acreditación mencionada en el punto anterior, para determinar que la reunión finalmente no se llevará a cabo y realizar un reajuste en la agenda. La consecuencia inmediata es el aprovechamiento de ese tiempo por el resto de la organización. Este hecho puede implicar notificaciones vía email y su registro.

  • Preparación automática de la sala. Adecuar la sala automáticamente para un determinado uso, por ejemplo, videoconferencia, presentación, etc. reduce drásticamente los tiempos de inicio efectivo de las reuniones.   Cada empleado gasta 2,83 días de trabajo al año, en reuniones que no comienzan a su hora según un informe de Research and Practice. La preparación de la sala puede decidirse en la agenda cuando se crea la reunión o en su defecto, recurrir a configuraciones estándares para que todas las salas estén preparadas a la hora de inicio.
  • Control básico de equipos. El usuario puede disponer de un método simple de control básico de la sala, que le permita a éste tener el control de los medios que necesita durante la reunión y para el tipo de uso previsto. Por ejemplo, unos botones en la caja de conexión facilitan la conexión de equipos invitados. Hasta el 69% de los ponentes experimentan problemas con la tecnología de la sala de reuniones según el mismo informe.
  • Detectar finalizaciones anticipada de reunión. Este simple sistema de control puede gestionar por diferentes vías la finalización anticipada de una reunión y asegurar al mismo tiempo que no se queda ocupada en la planificación. Habitualmente por precaución se suele reservar en la planificación todo el tiempo disponible entre dos reuniones que generalmente es una mayor duración de la estimada. Detectar las finalizaciones es crucial para conciliar la planificación con la ocupación real y con ello liberar muchas horas de tiempo sobrante para el resto de la organización. Pueden utilizarse métodos como detectores de presencia y asignar esa tarea al sistema de control en la propia sala.
  • Modero X Series de 10.1″

    Paneles de reserva. AMX ofrece una gran variedad de dispositivos táctiles para interactuar, con un diseño muy atractivo, estos paneles en formatos de 4,3”, 7” y 10” permiten una total personalización gráfica y funcional. A diferencia de las soluciones más estándares donde solo es posible la inclusión de un logotipo en el mejor de los casos. Los paneles AMX permiten incorporar toda la imagen corporativa, presentar solo las funciones que le interesan, definir la navegación entre ellas, disponer de diferentes diseños para diferentes salas e incorporar otras funciones no relacionadas directamente con la reserva de la sala, pero sí con el contexto, como control de luces, clima, solicitar información, notificar incidencias, etc, etc. En definitiva, se trata de una inversión segura para la operativa diaria de su organización en los espacios de reunión.

  • Salas disponibles adyacentes. Es posible la búsqueda de salas disponibles desde cualquier pantalla táctil de las ubicadas en la puerta de cada sala. No solo se trata de un dispositivo de indicación y confirmación de la reunión. Sus enormes capacidades de personalización permiten la incorporación de funciones como esta, convirtiéndolo en un gran aliado para el usuario como punto de consulta y asistencia.
  • Señalización dinámica. La solución permite la señalización de los estados de ocupación en la cartelería digital, ofreciendo así indicaciones agrupadas por grupos de salas en zonas de distribución del edificio como halls y zonas de paso. Este método dinámico de señalización facilita la localización del espacio reservado o la búsqueda in situ de salas disponibles. De nuevo es esencial un sistema avanzado de reservas que garantice que la información planificada se corresponde con la real que agilice la localización y uso de sus espacios.
  • Notificaciones y Asistencia remota. El panel de reserva y/o el sistema de control en el interior son el mejor aliado para comunicar cualquier tipo de incidencia en la sala, además el sistema de control también es una pasarela para cualquier asistencia remota por parte del personal técnico cualificado, ayudando así a la solución de cualquier inconveniente en el uso de la tecnología disponible en la sala sin esperas y evitando desplazamientos innecesarios.
  • Consola de Gestión Centralizada. Tanto la planificación del uso de las salas, como la información generada por el uso de los medios técnicos y servicios, permiten completar una base de datos sobre hábitos de utilización, registro de incidencias, etc. muy útil para futuras tomas de decisión por parte de los gestores. AMX dispone de un servicio para la gestión de todos los activos desplegados y gestionados a través de los controladores AMX presentes en las salas y visibles en la red corporativa. Este servicio proporciona un interfaz facilita un panel de mando para las principales labores de administración:
    • Hot list. Lista de asuntos que necesitan atención, como alertas de mal funcionamiento, avisos de mantenimiento preventivo, notificaciones de asistencia, etc.
    • Acceso Remoto y Help Desk. Panel de navegación por los espacios, organizado jerárquicamente (Complejo, Edificio, Planta, Sala, etc.) y panel de mando de operaciones remotas (encendido, apagado, conexiones, presets, etc.) sobre los equipos ubicados en cada espacio. Al mismo tiempo se permite la implementación de llamadas de asistencia tipificadas desde el panel en la sala solicitando ayudas específicas por tipo de necesidad o incidencia.
    • Definición de Roles. Un completo sistema de notificaciones permite la asignación de roles a cada grupo de notificaciones y usuarios, lo que aporta una gran agilidad en la comunicación de asuntos que precisan de atención al personal responsable de cada tipo de incidencia.
    • Módulo de Informes. Para una correcta interpretación de los datos capturados por el sistema, es preciso disponer de una herramienta para la selección de los informes por áreas de interés, como lo son: Informes de calidad del servicio, basado en el detalle de las incidencias detectadas, o informe de utilización de los medios, etc.

Cuadro resumen de las capacidades de un sistema de reservas AMX

Capacidades

Ventaja

Cancelación automática de reservas
ó Check-in

Incrementa la disponibilidad de aquellas salas donde los asistentes no acuden

Autorización de usuario (1)

Evita usos indebidos

Cierre automático de la reunión (2)

Mejora la disponibilidad de las salas al eliminar los tiempos sobrantes por una finalización anticipada de la reunión

Preparación automática de los equipos

Disponer de la sala preparada, reduce los tiempos de inicio de la reunión.

Detección de incidencias técnicas en la sala

Anticipa información sobre una incidencia

Señalización dinámica de ocupación

Proporciona una visión rápida del estado de ocupación en displays informativos de gran formato en zonas de tránsito

Información de salas cercanas

Permite consultar e identificar otros espacios disponibles cercanos

Funciones de control

Permite operar manera sencilla la iluminación, clima y medios audiovisuales

Consola de administración IT/AV

Proporciona una herramienta a los gestores para administrar los recursos y los espacios

Ahorro energético

Maximiza el ahorro de energía de los espacios de reuniones

Salvapantallas y mensajes de texto

Fondo de pantalla dinámico y mensaje personalizable activo durante periodos de inactividad.

Diseñado para cualquier motor de agenda

Soporta de forma nativa los principales motores de agenda, Google, Exchange y Lotus

  1. La autentificación del usuario puede ser desarrollado por diferentes métodos dependiendo de la posibilidades de integración con los medios y políticas existentes por parte del usuario.
  2. La funcionalidad detección de finalización básica se realiza mediante un sensor de presencia o la definición de pautas de comportamiento si posee una solución de control. Otras vías de detección (p.e. lector NFC) dependen de las posibilidades de integración en la infraestructura existente y políticas de procedimiento de los usuarios.
Descarga aquí la hoja de soluciones sobre los Sistemas Avanzados de Reserva de Salas

 

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