Cada empresa tiene unas necesidades concretas, la actividad diaria de cada compañía es distinta y cada edificio, donde trabajan los empleados, tiene sus propias características, es por todo ello que las salas de reuniones, de trabajo o incluso de esparcimiento, tengan sus propias particularidades. Son estos los motivos por los que un único sistema de reserva de salas es difícil que se adapte a las necesidades de cada entidad. Y es por ello que podemos diferenciar tres tipos distintos de soluciones para la reserva de salas, o mejor dicho, de espacios, ya que hay empresas que requieren un sistema de reservas para puestos de trabajo (hot desking) además de para salas. En este artículo analizaremos los tres tipos base de sistemas de reserva de espacios que podemos encontrar en el mercado, cada uno con sus ventajas e inconvenientes.

Empecemos por lo básico. Los sistemas independientes.

Cuando una empresa no se quiere complicar demasiado la vida y lo que necesita es una solución fácil de implementar para reservar salas y controlar su ocupación, lo mejor es elegir paneles de reservas independientes. Esta solución es del tipo plug&play: sacar de la caja, configurar con los datos de la red de la empresa para que el panel forme parte de la red IT y así pueda enlazarse con los sistemas de reserva de escritorios como Outlook, Office o Google Calendar, y colocar en la entrada a las salas a gestionar. Sencillo y rápido. Pero también con limitaciones. Al ser una solución independiente que no requiere más hardware y software que el que ya trae el panel, su conexión con otros sistemas presentes en la red de la empresa también se ve limitado.

Ventajas Inconvenientes
Fácil de instalar Sistema cerrado
Integración con los más habituales sistemas de agenda de escritorio Control de acceso a las salas limitado
Visualización inmediata del estado de la sala Sistemas de identificación como NFC o RFID no admitidos o suelen requerir añadir hardware
Reservar directamente en el panel No permite la gestión de visitas
Uso sencillo Poca personalización gráfica del interfaz
Económico Tamaño de pantalla limitado a lo que ofrece la solución

Agregando funciones para maximizar la inversión. Los sistemas avanzados.

Cuando el cliente desea no estar limitado a un tamaño concreto de pantalla en el panel de reservas, o bien usa otro sistema de agenda de escritorio que no es uno de los habituales, o requiere una personalización del interfaz gráfico, o que la solución aporte un sistema de señalización digital, es el momento de pensar en un sistema más avanzado que las soluciones de paneles independientes. Estas soluciones están más abiertas a su integración con otros sistemas en la misma red corporativa, compartiendo así recursos. Suponen una mayor inversión ya que incluyen un mayor equipo de hardware y software, pero a la vez permiten a la empresa plantearse nuevos procesos, un mayor automatismo y una mayor supervisión de los recursos, lo que al final puede conducir a un ahorro de costes energéticos y mayor aprovechamiento de los recursos compartidos, como salas y equipamiento técnico.

Ventajas Inconvenientes
Gestión de usuarios: Control de acceso a las salas y reservas Sin gestión de servicios de valor añadido, como catering o equipos AV
Integración con los más habituales sistemas de agenda de escritorio Sin integración con sistemas de acceso, parking, seguridad y otros
Detección del estado real de ocupación de la sala Sin interfaz web para dispositivos móviles
Reservar directamente en el panel No permite la gestión de visitas
Personalización gráfica de la interfaz No dispone de módulo de reportes
Diversos tamaños de pantalla entre los que elegir Más caro que una solución independiente
Sistemas de identificación como NFC o RFID  Más complejo de integrar que una solución independiente
 Notifica incidencias desde el mismo panel de reservas
Uso como señalización digital al mostrar el directorio de salas

Yendo más allá, hacia una solución completa. Los sistemas premium.

Cuando una compañía o entidad quiere integrar sin fisuras el sistema de reserva de salas dentro de su organización como una solución completa desde la que se gestione todo, es decir, que pueda comunicarse con el resto de subsistemas que habitan en cualquier organización y edificio, es entonces cuando debemos pensar en ir más allá de lo que habitualmente nos ofrece un sistema de reserva de espacios. Es el momento de pensar en una inversión pensada para perdurar y con la que interconectar servicios, que antes estaban diseminados, en un solo para incentivar el uso de éstos dentro de la organización. Porque ya se sabe que como no se tenga a mano y sea muy visible todo lo que podemos hacer con la tecnología en la empresa, al final esas opciones y servicios acaban relegadas y en desuso. Para evitar esto, lo mejor es elegir una solución que tenga la capacidad de integrarse con subsistemas como sistemas de acceso, parking, seguridad y otros; a la vez que disponemos de completas herramientas para el análisis del uso de los espacios y de los equipos AV, técnicos, informáticos o particulares de cada organización. Estas opciones premium son las indicadas cuando una empresa desea gestionar la reserva de espacios personales o equipos informáticos. Esto es habitual en esas oficinas donde los empleados no tienen asignados ni ordenador ni una mesa, sino que seleccionan al entrar en la oficina dónde quieren trabajar hoy. La gestión del mantenimiento preventivo o el reporte inmediato de incidencias directamente al equipo IT son otras opciones que estas soluciones integran y ayudan a rentabilizar la inversión.

Ventajas Inconvenientes
Completa gestión de usuarios y accesos Más complejo de instalar que otras soluciones
Integración con todos los sistemas de agenda Mayor inversión económica
Detección e informes del estado real de ocupación de la sala Necesidad de contratar servicios profesionales para la integración
Permite la gestión de visitas
Completa personalización gráfica de la interfaz
Diversos tamaños de pantalla entre los que elegir
Gestión de servicios de valor añadido, como catering o equipos AV
 Notifica incidencias desde el mismo panel de reservas
Integración con sistemas de acceso, parking, seguridad y otros

Conclusión

Al final lo importante es que el cliente sepa a ciencia cierta cuales son sus necesidades, pero valorando no sólo las actuales, sino también las que tendrá a medio plazo. Elegir una solución demasiado básica sin capacidad de actualización puede suponer una inversión fallida al cabo de unos años. Por contra, seleccionar un sistema con demasiadas opciones puede suponer un gasto inicial que no se corresponda con el uso real que se va a hacer de él. El edificio donde se va a implantar la solución, el equipamiento de las salas, y hasta el mismo tipo de las salas, si tienen paredes de cristal, son abiertas o cerradas, puede influir en qué sistema elegir según el tipo de panel de reservas a colocar. Lo mejor es asesorarse concienzudamente de las opciones de cada solución, su capacidad para actualizarse y su integración con el software ya presenten en la organización, esos serían los puntos de partida imprescindibles a tener en cuenta a la hora de buscar el sistema de reserva de espacios perfecto para cada cliente.

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