Una tendencia importante en el diseño de los puestos de trabajo es el concepto del «huddle space«, un espacio de reuniones pequeño diseñado específicamente para alojar al tipo de actividades improvisadas de aprendizaje social y de colaboración que las corporaciones buscan. Por supuesto, para que estos espacios sean eficaces, se necesita una tecnología eficaz para salas de reuniones. Sin embargo, no es inusual que la tecnología de salas de reuniones sea clasificada como discrecional y, por lo tanto, fácilmente eliminada del presupuesto. Sin embargo, el objetivo real de la tecnología detrás de los espacios de reunión es aumentar la utilización del espacio disponible para ahorrar dinero reduciendo costes y aumentando la productividad.
En este artículo vamos a identificar las seis principales formas de minimizar los costes y aumentar la productividad en el espacio de trabajo.
1. Optimiza el espacio
El segundo mayor coste para la mayoría de las organizaciones es la propiedad inmobiliaria. Es por eso que la capacidad de utilizar mejor el espacio puede significar un ahorro de costes significativo. Tener huddle espaces bien equipados permite a las organizaciones proporcionar más espacios para la colaboración que sean del tamaño adecuado para los tipos de reuniones más frecuentes. Esto significa menos reuniones donde tres personas están sentadas en una gran sala de conferencias porque era el único espacio disponible. Los huddle spaces logran esto gracias a disponer exactamente de la tecnología que los empleados necesitan. Pueden caminar, tirar de un cable retráctil de una caja empotrada en la mesa y conectarlo a su portátil. Al estar preparada la sala para una automatización simple y fácil, la sala puede reaccionar ante la conexión del cable y toda la tecnología de la sala se «despertará» cuando esto ocurra, lo que permiterá a los empleados iniciar rápidamente su reunión.
2. Potencia la innovación
Debido a que ahora hay más espacios de colaboración, es más fácil para los empleados sentarse inmediatamente y tener una conversación. Los paneles de reserva de espacios se pueden montar fuera de las salas de conferencias, por lo que es una tarea sencilla encontrar una sala libre. El panel de reservas puede incluso comprobar otras salas de tamaño similar en la zona y recomendar un espacio que esté disponible. Al reducir las barreras que impiden a los empleados estar en contacto entre ellos cuando surge una necesidad de charlar, las organizaciones pueden crear un entorno ideal para la lluvia de ideas. Las buenas ideas son siempre más propensas a sobrevivir cuando se pueden compartir en cualquier momento con cualquier persona.
3. Lleva la videoconferencia a más espacios
Para que el verdadero intercambio de ideas pueda ocurrir en una organización moderna y global, debe ser posible que ese intercambio suceda a distancia, lo que requiere de la videoconferencia. Está comprobado que la videoconferencia permite una comunicación efectiva a distancia, reduciendo significativamente los gastos de viaje. Pero la tradicional necesidad de disponer de los costosos sistemas de videoconferencia (VTC) han hecho que la capacidad de tener conferencias en un gran número de espacios para reuniones sea prohibitivo. Sin embargo, con el surgimiento de populares aplicaciones de conferencia web como Skype, las organizaciones ya no necesitan invertir en codecs de videoconferencia. Al equipar los huddle espaces con cámaras de conferencia web de bajo coste y alta calidad, y proporcionar mezcladores de conferencia web automatizados y micrófonos preparados para salas de conferencias más grandes, ahora es económicamente posible instalar videoconferencias en todas sus salas de reuniones.
4. Centraliza el soporte
Uno de los factores más importantes, aunque a menudo se pasa por alto en el cáculo del ROI global para una inversión tecnológica, es la facilidad del soporte y la gestión. Hay un coste significativo y apreciable en ir de sala en sala para arreglar PCs y otros equipos. Mediante el uso de un software de gestión de recursos potente, pero fácil de usar, todos los componentes AV en un sistema huddle espace se pueden supervisar y mantener a distancia. Y debido a que estas salas están diseñadas para disponer únicamente del equipo que los usuarios necesitan para tener improvisadas reuniones rápidas, es decir, que rara vez habrá en la sala un PC, se pueden reducir significativamente los costes de soporte. Los espacios más grandes y un equipamiento más complejo, todavía son necesarios para algunas salas, pero agregando huddle espaces se puede lograr un mejor equilibrio entre la tecnología necesaria y el aumento del retorno de la inversión tecnológica.
5. Mejora el equilibrio en el área de trabajo y aumenta la retención de empleados
Simple y sencillo, a las personas les gusta trabajar juntos. Numerosos estudios lo prueban. Sin embargo, los estudios también muestran que a los empleados les gusta la tranquilidad cuando necesitan trabajar solos, y la productividad disminuye cuando hay distracciones en estas áreas. Proporcionando las herramientas y creando los ambientes que fomenten una mejor actividad colaborativa entre los empleados, pero situados estos espacios lejos de los entornos de trabajo personales, las organizaciones pueden ayudar a los empleados a sentirse parte de un equipo, fomentando un sentido de pertenencia donde aportar contribuciones, mientras al mismo tiempo se elimine el stress en los empleados que necesitan trabajar en proyectos solos. Una vez más, los estudios muestran que los empleados que se sienten conectados y menos estresados son más propensos a permanecer donde están.
6. Mejora el rendimiento del equipo
Todos los demás puntos que hemos mencionado, en última instancia, tienen un efecto directo sobre los empleados. Cuando los empleados se sienten valorados y conectados, y están en línea con un mismo objetivo, trabajan más duro para lograrlo. Al final del día, esto afecta el desempeño del individuo y del equipo en general.
Todo se reduce a proporcionar las herramientas adecuadas para conectar a los empleados. Hecho correctamente, esto puede afectar tanto a los costes como a los beneficios, desde el aumento de la colaboración hasta la reducción de los costes de viaje, el desempeño, la innovación y la retención de empleados.
Para obtener más información sobre cómo los huddle spaces pueden mejorar tu organización, consulta nuestro documento técnico en inglés Tecnología de colaboración en espacios reducidos.
Si quieres saber más sobre las soluciones de AMX para la colaboración en los Huddle Spaces, acude a avitvision.es/sistemas-de-colaboracion
